Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter: Budget, Ideen und Versand

Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter sind keine Geschmacksfrage, sondern eine Planungsaufgabe. Wer zwanzig Menschen beschenken will, braucht ein Budget, das steuerlich sauber ist, etwas das ankommt, und einen Weg, wie die Pakete rechtzeitig an alle Adressen gelangen. Die Idee selbst ist dabei meist das kleinste Problem.

Dieser Beitrag geht die vier Fragen der Reihe nach durch, in der Reihenfolge, in der sie im Betrieb tatsächlich auftauchen.

1. Was darf es kosten?

Diese Frage steht am Anfang, weil sie alles andere bestimmt. Bei Sachgeschenken an Mitarbeiter kommt es darauf an, ob ein persönlicher Anlass vorliegt, also etwa ein Geburtstag oder ein Dienstjubiläum, oder ob es sich um eine allgemeine Aufmerksamkeit handelt. Davon hängt ab, welche Grenze gilt. Diese Einordnung wird häufig unterschätzt, deshalb gehört sie an den Anfang jeder Planung und nicht ans Ende.

Worauf Sie dabei besonders achten sollten: Es geht um Freigrenzen, nicht um Freibeträge. Bei einer Freigrenze führt schon eine geringe Überschreitung dazu, dass der gesamte Betrag steuerlich anders behandelt wird, nicht nur der übersteigende Teil. Ein Geschenk knapp über der Grenze kann Sie deshalb spürbar mehr kosten als eines knapp darunter. Lassen Sie die für Ihren Fall geltenden Beträge vor der Bestellung bestätigen.

Welche Beträge derzeit gelten, welche Besonderheiten es bei Gutscheinen gibt und worauf Sie bei mehreren Geschenken im selben Monat achten müssen, steht in unserem Beitrag Mitarbeiter steuerfrei beschenken. Wir nennen die Zahlen hier bewusst nicht doppelt, damit sie nicht an zwei Stellen veralten.

Praktisch heißt das: Klären Sie die Grenze zuerst mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater, und planen Sie dann mit etwas Abstand darunter. Der Abstand ist wichtig, weil Versandkosten und Verpackung je nach Gestaltung mitzählen können.

2. Was kommt an, und was geht daneben

Ein Mitarbeitergeschenk hat eine Eigenart, die private Geschenke nicht haben: Alle bekommen dasselbe, und alle vergleichen. Deshalb funktionieren andere Dinge als im privaten Umfeld.

Was verlässlich funktioniert

Essbares und Trinkbares. Es wird verbraucht, niemand muss es aufbewahren, und es steht niemandem im Weg. Eine Auswahl aus mehreren Dingen ist besser als ein einzelnes großes, weil jeder etwas findet, das er mag. Achten Sie auf eine alkoholfreie Fassung für alle, die keinen Alkohol trinken, und darauf, dass die Zutaten erkennbar sind.

Etwas, das man sonst nicht kauft. Der Reiz liegt im Zugriff auf etwas leicht Gehobenes, das man sich selbst nicht bestellen würde. Das kann eine gute Olivenölflasche sein oder ein Kaffee aus einer kleinen Rösterei.

Freie Wahl. Gutscheine sind flexibel und beliebt, haben steuerlich aber eigene Regeln, die sich in den letzten Jahren mehrfach geändert haben. Wenn Sie diesen Weg gehen, klären Sie die Ausgestaltung vorher ab.

Was regelmäßig danebengeht

Die Faustregel: Alles, was nach Arbeit aussieht, ist kein Geschenk. Ein Stifthalter, eine Handyhalterung für den Schreibtisch oder eine Tasse mit Firmenlogo sind Büroausstattung. Wer sie zu Weihnachten überreicht bekommt, liest daraus, dass man sich keine Mühe gegeben hat.

Ebenfalls heikel ist alles, was eine Botschaft über die beschenkte Person transportiert. Fitnessgeräte, Ratgeberliteratur zur Selbstoptimierung oder Ernährungsprodukte können als Kritik ankommen, auch wenn sie freundlich gemeint sind. Und ein großes Firmenlogo auf dem Geschenk selbst macht aus der Aufmerksamkeit einen Werbeartikel. Auf der Karte ist es richtig aufgehoben, auf der Verpackung ebenfalls, auf dem Inhalt eher nicht.

3. Wie die Geschenke zu verteilten Teams kommen

Das ist die Frage, die vor zehn Jahren keine war. Wenn ein Teil der Belegschaft im Homeoffice sitzt, Außendienst hat oder an mehreren Standorten arbeitet, wird aus einem Geschenk ein Versandprojekt.

Drei Punkte, die dabei regelmäßig unterschätzt werden. Erstens die Adressen: Privatanschriften von Mitarbeitern dürfen Sie nicht einfach verwenden, dafür braucht es deren Einverständnis, und das holen Sie besser früh ein als in der zweiten Dezemberwoche. Zweitens die Zustellung: Wer tagsüber nicht zu Hause ist, bekommt eine Benachrichtigungskarte, und das Paket steht dann in einer Filiale. Drittens der Aufwand: Zwanzig Pakete selbst zu packen, zu beschriften und zur Post zu bringen ist ein Arbeitstag, nicht eine Mittagspause.

Genau dafür gibt es unseren Firmenkundenservice. Wir stellen zusammen, verpacken und verschicken an die einzelnen Adressen, auf Wunsch mit Ihrem Logo auf der Verpackung und einer persönlichen Karte je Empfänger. Ein Wunschtermin für die Zustellung lässt sich angeben, und Firmenkunden zahlen auf Rechnung.

4. Wann muss bestellt sein?

Früher, als die meisten denken. Nicht wegen der Lieferzeit, sondern wegen der Schritte davor.

Rechnen Sie rückwärts vom gewünschten Zustelltag. Davor liegen der Versand, davor das Packen, davor die Freigabe des Angebots, davor die Abstimmung über Budget und Inhalt, und ganz am Anfang das Einsammeln der Lieferadressen. Der letzte Punkt dauert in der Praxis am längsten, weil er von der Antwortfreude der Belegschaft abhängt.

Dazu kommt, dass im Dezember alle gleichzeitig versenden. Wer früh im November fertig ist, hat Spielraum, wenn etwas dazwischenkommt. Wer Mitte Dezember anfängt, hat keinen.

Wenn Sie mit einem konkreten Zustelltermin planen, sagen Sie uns den Termin einfach, dann rechnen wir gemeinsam rückwärts.

Häufige Fragen

Wie viel gibt man pro Mitarbeiter aus?

In der Praxis richtet sich das Budget nach der steuerlichen Freigrenze, weil ein Überschreiten den gesamten Betrag steuerpflichtig macht. Die geltenden Beträge stehen in unserem Beitrag zum steuerfreien Beschenken.

Müssen alle dasselbe bekommen?

Es hilft. Unterschiedliche Geschenke im selben Team führen zu Vergleichen, und der Aufwand für die Unterscheidung zahlt sich selten aus. Sinnvoll ist eine Ausnahme: eine alkoholfreie Fassung für alle, die keinen Alkohol trinken.

Geht auch ein Firmenlogo darauf?

Auf Verpackung und Karte ja, das ordnet das Geschenk zu. Auf dem Inhalt selbst wird daraus schnell ein Werbeartikel.

Was ist mit Mitarbeitern im Ausland?

Das braucht eigenen Vorlauf. Zollbestimmungen und Einfuhrregeln unterscheiden sich je Land und betreffen besonders Lebensmittel und Alkohol. Fragen Sie das früh an, nicht zusammen mit dem Rest.

Lohnt es sich, selbst zusammenzustellen?

Bei wenigen Geschenken und persönlicher Übergabe durchaus, dazu haben wir eine Anleitung zum Selbermachen. Ab etwa zehn Stück und sobald verschickt werden muss, kippt die Rechnung, vor allem wegen der Arbeitszeit.

Zusammenstellungen für Mitarbeiter

Diese Boxen sind für den Versand an einzelne Adressen gemacht und lassen sich mit Logo und persönlicher Karte versehen.